Отправка счетов клиентам

После того как вы изменили статус на "Активный" и сохранили счёт, у вас есть две возможности передать счёт плательщику.

Вариант 1: Отправка с помощью E-Mail.

В списке счетов, в строке вашего счета появится активная иконка "Выслать счёт плательщику" (). При нажатии на иконку появится меню диалога, где вы сможете отправить счёт на E-Mail плательщика, указанный в счёте.

Вариант 2: Загрузить счёт с сервера.

В списке счетов, в строке вашего счета появится активная иконка "Скачать счёт на оплату в PDF формате" (). При нажатии на иконку появится меню диалога, где вы сможете скачать счёт на свой компьютер. Далее вы сможете самостоятельно выслать PDF документ плательщику или распечатать и передать его в "бумажном" виде.

Доставка электронной почты

Из коробки (по умолчанию) e-Cont.md будет отправлять электронные письма вашим клиентам, используя нашу тщательно настроенную инфраструктуру электронной почты. Электронные письма будут выглядеть так, как будто они пришли напрямую от вашей компании, но адрес электронной почты отправителя будет "noreply-invoice@e-cont.md"

Отправка через серверы электронной почты e-Cont.md отлично подходит для большинства компаний и не требует настройки. Однако некоторые компании могут столкнуться с проблемами доставки при отправке клиентам со строгими фильтрами спама. Эта проблема может быть более распространенной при отправке крупным корпорациям. Если у вас возникнут проблемы с доставкой, вы можете попросить своего клиента добавить "noreply-invoice@e-cont.md" в белый список, хотя это не всегда идеально.

Рекомендуемым решением будет настроить e-Cont.md для отправки электронной почты через ваш домен электронной почты. Процесс настройки примерно такой же по сложности, как настройка рабочей электронной почты на новом почтовом клиенте или мобильном устройстве. После включения e-Cont.md будет отправлять все электронные письма клиентов через ваш почтовый сервер, используя ваш адрес электронной почты в качестве отправителя вместо noreply-invoice@e-cont.md. Это может значительно улучшить доставку электронной почты для ваших клиентов. Вместо получения электронной почты от третьей стороны (e-Cont.md) она приходит напрямую от вас.

Возвраты писем

e-Cont.md обеспечивает отслеживание возвратов писем. Письмо может возвращаться по ряду причин: от отправки на несуществующий адрес электронной почты до переполнения почтового ящика получателя. Когда Invoiced получает возвращенное письмо, мы добавляем его в соответствующую ветку писем в вашем почтовом ящике A/R.

Доступность уведомления о возврате полностью зависит от поставщика услуг электронной почты получателя. Если поставщик услуг электронной почты получателя не уведомляет e-Cont.md о неудачной доставке, то на Invoiced не будет никаких указаний на возврат. Учитывая асинхронную природу электронной почты, вы можете сразу увидеть, что письмо возвращено, или это может занять несколько часов.

Если вы отправляете почту через свой собственный сервер электронной почты (рекомендуется) вместо почтовой инфраструктуры e-Cont.md, то уведомления о недоставке будут отправляться на адрес электронной почты отправителя, который будет указан в Настройках → Электронная почта → Настройки доставки. Если у вас не настроена переадресация электронной почты для вашего почтового ящика A/R, то уведомление будет отправлено на адрес электронной почты вашей компании.

Автоматическая отправка новых счетов-фактур

e-Cont.md может автоматически отправлять вам новые счета-фактуры. Это так же просто, как щелкнуть переключателем! Это работает для счетов-фактур, оценок, планов платежей и кредитных нот.

Вот как это настроить:

1. Перейдите в Настройки → Письма → Триггеры.
2. Нажмите Настроить в электронном письме о новом счете. Вы также можете включить это в электронном письме о подключении к платежному плану, электронном письме с оценкой или электронном письме с кредитной нотой, чтобы автоматически отправлять планы платежей, оценки и кредитные ноты.
3. Включите настройку Отправлять автоматически при выставлении нового счета.
4. Нажмите Сохранить.

Обратите внимание, что между выставлением счета и его отправкой системой есть задержка в 5 минут. Эта задержка намеренно сделана, чтобы дать вам заполнение на случай необходимости внесения исправлений. Если вы отправите счет или отметите его как отправленный до того, как система его отправит, то ваш клиент не получит автоматическое электронное письмо.

Эта функция также может быть полезна для планирования счетов. Если счет датирован будущим периодом, то он не будет отправлен до даты выставления.

Также имейте в виду, что система отправит отдельное электронное письмо для каждого неоплаченного счета. Если у вашего клиента одновременно есть несколько новых выставленных счетов, то он получит электронное письмо для каждого счета.

Вложения PDF

По умолчанию при отправке счетов, кредитных нот, квитанций и выписок будет прикрепляться PDF-файл счета, а также будет включена кнопка Просмотреть счет (на примере счетов-фактур).

Если вы хотите изменить это поведение, вы можете сделать это, выполнив следующие инструкции:

1. Нажмите Изменить в шаблоне электронного письма, к которому вы хотите прикрепить PDF-файл, в разделе Настройки → Электронные письма.
2. Вы можете включить или отключить опцию Прикрепить PDF.

Доступные шаблоны электронных писем

Счета-фактуры

Новый счет-фактура — используется, когда неоплаченный счет-фактура отправляется клиенту впервые или когда вручную собранный счет-фактура генерируется из подписки. Включает кнопку Просмотреть счет-фактуру и вложение счета в формате PDF.

Напоминание о счете-фактуре — используется для неоплаченных счетов-фактур, которые уже были отправлены, но еще не просрочены. Включает кнопку Просмотреть счет и вложение счета в формате PDF.

Напоминание о просроченной оплате — используется для просроченных счетов. Включает кнопку Просмотреть счет и вложение счета в формате PDF.

Спасибо — используется для счетов, которые были оплачены полностью. Включает вложение счета в формате PDF. Отключено по умолчанию.

Подключение плана оплаты — отправляется, когда у клиента есть новый план оплаты, который необходимо одобрить. Отключено по умолчанию.

Кредитная записка — используется для выданных кредитных записок. Включает кнопку Просмотреть кредитную записку и вложение кредитной записки в формате PDF.

Платежи

Квитанция об оплате — используется для квитанций об оплате. Включает вложение PDF с квитанцией и счетами, связанными с этим платежом, на отдельных страницах.

Возврат — отправляется при возврате платежа с оплатой. Включает вложение PDF с квитанцией и счетами, связанными с этим возвратом, на отдельных страницах.

Неудачная попытка автоплатежа — отправляется при неудачной попытке оплаты по счету автоплатежа. Включает кнопку Обновить платежную информацию.

Клиенты

Заявление — используется для отправки заявлений клиентов. Включает кнопку Просмотреть заявление и вложение в формате PDF с заявлением.

Подписки

Подтверждение регистрации — отправляется для подтверждения того, что клиент подписался на подписку. Включает кнопку Управление подпиской. По умолчанию отключено.

Скоро выставлен счет — отправляется для уведомления клиента о том, что счет за его подписку будет выставлен в ближайшее время. Вы указываете, за сколько дней до следующей даты выставления счета отправлять эти уведомления. Включает кнопку Управление подпиской. По умолчанию отключено.

Отмена — отправляется для подтверждения отмены подписки клиента. По умолчанию отключено.