Trimiterea conturi către clienți

După ce ați schimbat starea în „Activ” și ați salvat factura, aveți două opțiuni pentru a transfera contul de plată catre plătitorului.

Opțiunea 1: Trimiterea prin e-mail.

În lista de conturi de plată, în rândul contuii dvs., va apărea o pictogramă activă „Trimite cont de plata plătitorului” (). Când faceți clic pe pictogramă, va apărea un meniu de dialog unde puteți trimite o cont de plată la adresa de e-mail a plătitorului specificată în contului.

Opțiunea 2: Descărcați cont de plată de pe server.

În lista de conturi de plată, în rândul contuii dvs., va apărea o pictogramă activă „Descărcați cont de plată în format PDF” (). Când faceți clic pe pictogramă, va apărea un meniu de dialog de unde puteți descărca cont de plată pe computer. Apoi, puteți trimite singur documentul PDF plătitorului sau îl puteți imprima și trimite pe hârtie.

Livrarea prin e-mail

În cutie, e-Cont.md va trimite e-mailuri clienților dvs. folosind infrastructura noastră de e-mail atent reglată. E-mailurile vor apărea ca și cum ar fi venit direct de la afacerea dvs., dar adresa de e-mail de trimitere va fi „noreply-invoice@e-cont.md”

Trimiterea prin serverele de e-mail e-Cont.md funcționează foarte bine pentru majoritatea companiilor și nu necesită configurare. Cu toate acestea, unele companii pot întâmpina probleme de livrare atunci când trimit către clienți cu filtre stricte de spam. Această problemă poate fi mai frecventă atunci când trimiteți către corporații mari. Dacă întâmpinați probleme de livrabilitate, puteți cere clientului să înscrie pe lista albă „noreply-invoice@e-cont.md”, deși acest lucru nu este întotdeauna ideal.

Soluția recomandată ar fi să configurați e-Cont.md să trimită e-mail prin domeniul dvs. de e-mail. Procesul de configurare este aproximativ același nivel de dificultate ca și configurarea e-mailului de serviciu pe un nou client de e-mail sau dispozitiv mobil. Odată activat, e-Cont.md va trimite orice e-mail de client prin serverul dvs. de e-mail folosind adresa dvs. de e-mail ca expeditor în loc de noreply-invoice@e-cont.md. Acest lucru poate avea o îmbunătățire semnificativă a livrării de e-mail pentru clienții dvs. În loc să primească e-mail de la o terță parte (e-Cont.md), acesta vine direct de la tine.

E-mail-uri respinse

e-Cont.md oferă urmărirea e-mailurilor returnate. Un e-mail poate respinge dintr-un spectru de motive, de la trimiterea la o adresă de e-mail inexistentă la căsuța poștală a destinatarului fiind plină. Când Invoiced primește un e-mail returnat, îl vom adăuga la firul de e-mail corespunzător din căsuța dvs. de e-mail A/R.

Disponibilitatea unei notificări de respingere depinde în întregime de furnizorul de e-mail al destinatarului. Dacă furnizorul de e-mail al destinatarului nu anunță e-Cont.md despre livrarea eșuată, atunci nu va exista nicio indicație pe Facturat că a avut loc respingerea. Având în vedere natura asincronă a e-mailului, este posibil să observați imediat că un e-mail a revenit sau ar putea dura câteva ore.

Dacă trimiteți prin propriul server de e-mail (recomandat) în loc de prin infrastructura e-Cont.md de e-mail, atunci notificările de respingere vor ajunge la adresa de e-mail a expeditorului, care ar fi adresa de e-mail din Setări strong> → E-mail → Setări de livrare. Dacă nu ați configurat redirecționarea e-mailului pentru căsuța de intrare A/R, atunci notificarea va fi trimisă la adresa de e-mail a companiei dvs.

Trimiterea automată a facturilor noi

e-Cont.md poate trimite automat noi facturi pentru dvs. Este la fel de ușor ca acționarea unui comutator! Acest lucru funcționează pentru facturi, estimări, planuri de plată și note de credit.

Iată cum îl configurați:

1. Accesați Setări → E-mailuri → Declanșatoare.
2. Faceți clic pe Personalizați pe Noua e-mail pentru factură. De asemenea, puteți activa acest lucru în E-mailul de înscriere a planului de plată, E-mailul de estimare sau E-mailul notei de credit pentru a trimite automat planuri de plată, estimări și credit note.
3. Activați setarea Trimite automat atunci când se emite o nouă factură.
4. Faceți clic pe Salvați.

Rețineți că există o întârziere de 5 minute între momentul în care este emisă o factură și momentul în care sistemul o trimite. Această întârziere este intenționată pentru a vă oferi umplutură în cazul în care trebuie făcută o corecție. Dacă trimiteți factura sau o marcați ca trimisă înainte ca sistemul să o trimită, atunci clientul dvs. nu va primi e-mailul automat.

Această funcție poate fi, de asemenea, utilă pentru programarea facturilor. Dacă o factură este datată în viitor, aceasta nu va fi trimisă până la data emiterii.

De asemenea, vă rugăm să rețineți că sistemul va trimite un e-mail individual pentru fiecare factură restante. Dacă clientul dvs. are mai multe facturi nou emise în același timp, atunci ar primi un e-mail pentru fiecare factură.

Atașamente PDF

Comportamentul implicit pentru trimiterea facturilor, notelor de credit, chitanțelor și extraselor va atașa un PDF al facturii, în plus față de includerea unui buton Vizualizați factura (folosind facturile ca exemplu).

Dacă doriți să schimbați acest comportament, puteți face acest lucru urmând aceste instrucțiuni:

1. Faceți clic pe Editați pe șablonul de e-mail pentru care doriți să aveți atașamente PDF în Setări → E-mailuri.
2. Puteți activa sau dezactiva opțiunea Atașați PDF.

Șabloane de e-mail disponibile

Facturi

Factură nouă - Se utilizează atunci când o factură restante este trimisă unui client pentru prima dată sau când este generată o factură colectată manual dintr-un abonament. Include un buton Vizualizați factura și un atașament PDF al facturii.

Memento de factură - Se utilizează pentru facturile restante care au fost deja trimise, dar care nu sunt încă scadente. Include un buton Vizualizați factura și un atașament PDF al facturii.

Memento de plată întârziată - Folosit pentru facturile restante. Include un buton Vizualizați factura și un atașament PDF al facturii.

Mulțumesc - Se utilizează pentru facturile care au fost plătite integral. Include un atașament PDF al facturii. Dezactivat în mod prestabilit.

Incorporarea planului de plată - Trimis atunci când un client are un nou plan de plată pe care trebuie să îl aprobe. Dezactivat în mod prestabilit.

Notă de credit - Folosită pentru note de credit care au fost emise. Include un buton Vedeți nota de credit și un atașament PDF al notei de credit.

Plăți

Chitanța de plată - Folosită pentru chitanțe de plată. Include un atașament PDF cu chitanța și facturile asociate cu plata respectivă pe pagini separate.

Rambursare - Trimiteți atunci când o plată de tip debit este rambursată. Include un atașament PDF cu chitanța și facturile asociate rambursării pe pagini separate.

Încercare de plată automată eșuată - Trimis atunci când o încercare de plată a unei facturi cu plata automată eșuează. Include un buton Actualizați informațiile de plată.

Clienți

Declarație - Folosit pentru a trimite extrase de cont clienților. Include un buton Vizualizați declarația și un atașament PDF al declarației.

Abonamente

Confirmarea înscrierii - Trimis pentru a confirma că un client a fost înscris la un abonament. Include un buton Gestionați abonamentul. Dezactivat în mod prestabilit.

Facturat în curând - Trimis pentru a notifica unui client abonamentul său va fi facturat în curând. Specificați cu câte zile înainte de următoarea dată de facturare să trimiteți aceste notificări. Include un buton Gestionați abonamentul. Dezactivat în mod prestabilit.

Anulare - Trimis pentru a confirma că abonamentul unui client a fost anulat. Dezactivat în mod prestabilit.