Glosar

Conţinut

1. Cont de plată electronic

2. Billing (e-Invoicing avansat)

3. Creanțe comerciale

4. Datorii comerciale

5. Scadența creanțelor

6. Managementul creanțelor

7. Automatizarea gestionării creantelor comerciale

8. Automatizarea contabilității datoriilor comerciale

9. Comandă de cumpărare (Comanda clientului)

10. Actul de verificare a decontărilor reciproce cu contrapărți

11. Întreținerea centrată pe fiabilitate

12. Planul de conturi contabile

13. Plata în avans (sau prepayment)

14. Credit intermediar (Bridge credit)

15. Credit comercial

16. Nota de credit (Credit note)

17. Nota de debit (Debit note)

Cont de plată electronic (ing. Electronic invoice, or e-Invoice) – este un cont digital de plată care este transferat de la un sistem informațional la altul, de exemplu, din programul de contabilitate al unei întreprinderi în programul de contabilitate al unei contrapărți sau o instituție guvernamentală.

Beneficii: Economisiți timp, reduceți costurile în sectorul privat sau public, reduceți erorile la introducerea datelor într-un program de contabilitate.

Scopul este minimalizarea volumului de lucru și timpului necesar pentru crearea și expedierea contului de plată plătitorului (cumpărătorului). Serviciul e-Cont.md face cea mai mare parte a muncii pentru oameni. În plus, nu este nevoie să tipăriți un cont de plată, să îl trimiteți prin e-mail (sau într-un alt mod), să îl introduceți într-un program de contabilitate.

• Contul de plată de ieșire este emisă de furnizorul de bunuri sau servicii.
• Contul de plată de intrare este primit de către cumpărătorul de bunuri sau servicii.

Billing (e-Invoicing avansat) este procesul de generare a conturi pentru clienți în mod regulat sau ad-hoc, în funcție de tipul planului selectat de client.

Invocing-ul pentru furnizor este un proces gradual de solicitare a plății de la clienți prin emiterea conturilor de plată.

Sistemul de emitere a conturilor de plată electronice urmează să permită, potențial, implementarea unei proceduri complexe de emitere a conturilor de plată. Automatizarea sistemului emiterii conturilor de plată va eficientiza procesele de afaceri ale companiei prin reducerea timpului necesar pentru gestionarea conturilor și eliminarea eventualelor erori.

Ce sistem de emiterea conturi de plată automată ar trebui să ofere de obicei, vezi AICI.

Creanțe comerciale (ing. Accounts receivable, A/R) - o datorie față de o întreprindere, organizație sau instituție de la persoane juridice sau persoane fizice care sunt debitorii acestora, debitori, i.e. datorii de primit.
Conturile de încasat apar atunci când bunurile (lucrări, servicii) sunt vândute, dar fondurile pentru acestea nu au fost încă primite sau când plata în avans a fost plătită furnizorului, dar bunurile (lucrări, servicii) nu au fost încă primite. pe seama lui.

SNC 2020 Moldova - Standardul Naţional de Contabilitate „Creanţe şi Investiţii financiare” (SNC_7_118)

Definiţii
4. În prezentul standard noţiunile utilizate semnifică:
Creanţe – drepturi ale entităţii ce decurg din tranzacţii sau evenimente trecute şi din stingerea cărora se aşteaptă intrări (majorări) de resurse care încorporează beneficii economice.

Creanţe comerciale şi avansuri acordate:
17. Creanţele comerciale cuprind creanţele privind bunurile vîndute, serviciile prestate şi lucrările executate.
18. Creanţele comerciale se contabilizează pe măsura livrării bunurilor, prestării serviciilor şi executării lucrărilor ca majorare concomitentă a creanţelor şi veniturilor, după caz, a datoriilor curente.

Datorii comerciale (ing. Accounts payable, A/P) - reprezintă datoria unei entități (întreprindere, organizație, persoană fizică) față de alte persoane, pe care această entitate este obligată să o ramburseze, i.e. datorii de plată.
Conturile de plătit apar atunci când se primește o plată în avans de la cumpărători, dar bunurile (lucrări, servicii) nu au fost încă vândute sau dacă bunurile (lucrări, servicii) au fost primite de la furnizor, dar fondurile pentru acestea nu au fost încă plătite.

SNC 2020 Moldova - Standardul Naţional de Contabilitate „Capital propriu și datorii” (SNC_9_118)

Definiţii
4. În prezentul standard noţiunile utilizate semnifică:
Datorii – obligaţii actuale ale entităţii ce decurg din fapte economice anterioare şi prin stingerea (decontarea) cărora se aşteaptă să rezulte o ieşire (diminuare) de resurse care încorporează beneficii economice.

Datorii comerciale:
45. Datoriile comerciale includ datoriile faţă de:
1) furnizori privind bunurile şi serviciile procurate;
2) cumpărători privind avansurile primite în contul livrării ulterioare de bunuri şi servicii etc.

Scadența creanțelor (ing. DSO sau Days sales outstanding, există și Days Receivable, Average Collection Period, Average Debtor Days) - un indicator utilizat de o companie pentru a evalua volumul creanțelor restante.
Acesta este numărul mediu de zile necesare unei companii pentru a primi plata pentru o vânzare.
Este egal cu raportul dintre numărul de zile din perioada de raportare și cifra de afaceri a creanțelor. Indicatorul convertește cifra de afaceri a creanțelor în echivalentul acesteia, exprimat în zile.

De regulă, scadența creanțelor se calculează lunar.

• O valoare ridicată a cifrei de afaceri a creanțelor în zile indică o bază de clienți cu împrumuturi problematice și/sau o companie care întâmpină dificultăți în colectarea plăților.
• Un raport scăzut indică faptul că firma are o politică strictă de creditare, ceea ce poate împiedica, de asemenea, creșterea vânzărilor.

Managementul creanțelor (ing. Accounts Receivable Management) - este procesul de acordare a creditului clienților, emiterea de conturi de plata precise și colectarea plăților la timp de la clienți. Acesta este un set de politici și proceduri pe care o companie le urmează pentru a gestiona vânzările de credit. Gestionarea conturilor de încasat începe cu o evaluare a creditului și se termină cu un proces de colectare.

Un sistem sigur de gestionare a creanțelor urmează să fie bazat pe „un singur standard de credit”, pe „un termen de creditare” (corespunzător domeniului de activitate) și pe „un program de colectare a creanțelor”.

Automatizarea gestionării creantelor comerciale este automatizarea procesului de colectare și gestionare a creanțelor comerciale. Aceasta este o procedură complexă, care constă în general din următoarele aspecte:

• emiterea contul de plată electronică sau Billing (e-Invoicing avansată)
• Colectarea conturilor de plată
• Acceptarea plăților
  Modalitati de plata disponibile in Moldova.
• Procesarea plății
• Perfectarea actelor de verificare
• Monitorizare și prognozare

Automatizarea contabilității datoriilor comerciale este automatizarea procesului de recepționare a conturilor de plata electronice, aprobarea conturilor de plata, procesarea informațiilor despre plați, contrapunerea conturilor și plațillor si accesarea rapoartelor.

Toate conturile de plată sunt stocate în cloud, într-un singur loc.

Contabilitatea datoriilor comerciale include patru componente:

1. Recepționarea contului electronic de plată
2. Aprobarea conturilor de plată
   După colectarea datelor, managerii fie contrapun conturile de plată cu comenzile de livrare și inttrările de produse, fie le transmit automat grupului sau persoanei responsabile pentru examinare și aprobare. Fiind aprobate, acestea sunt marcate „aprobate” în sistemul contabil.
3. Plată către furnizor
   Plată poate fi efectuată prin orice modalitate dintre cele disponibile.
   Modalitați de plată disponibile în Moldova.
4. Arhivare și auditare
   Toate conturile electronice sunt arhivate în cloud, iar registrele operațiunilor efectuate cu acestea sunt disponibile în scopul auditării. Arhiva electronica în cloud facilitează căutarea conturilor de plată, analiza și auditarea oricând și oriunde.

Comandă de cumpărare (Comanda clientului) (ing. Sales order) - un document care confirmă comanda clientului și începe procesul de onorare a comenzii. Atunci când este plasată o comandă, compania trebuie să verifice dacă are suficient stoc pentru a finaliza comanda sau suficientă forță de muncă și consumabile pentru a finaliza serviciul. Dacă poate plasa o comandă, persoana responsabilă trebuie să plaseze o comandă de vânzare și să trimită un exemplar cumpărătorului ca confirmare a comenzii și să păstreze cealaltă copie ca document intern pentru a iniția procesul de comandă.

Spre deosebire de o cont de plată, o comandă de vânzare nu este o solicitare de plată din partea clientului dvs. Aceasta este pur și simplu o confirmare că comanda a fost acceptată și este în curs de procesare. Dupa procesarea si trimiterea comenzii sau prestarea serviciului, clientului i se va cont de plata. Utilizarea comenzilor de vânzare pentru a gestiona conturile de încasat devine mai importantă pe măsură ce afacerea dvs. mică crește și comunicarea între departamente devine mai complexă.

Actul de verificare a decontărilor reciproce cu contrapărți (ing. The act of reconciliation of mutual settlements with counterparties) – este un document care este întocmit de departamentul de contabilitate al unei organizații pentru a reconcilia decontările reciproce între părți (organizații, antreprenori individuali etc.) pentru o anumită perioadă de timp (lună, trimestru, an).

Un act de verificare a decontărilor reciproce este un document contabil care reflectă:

• circulația produselor (lucrări, servicii) și numerar între două contrapărți pentru o anumită perioadă;
• prezența sau absența datoriilor unei părți față de cealaltă la o anumită dată.

Actul NU este un document primar, deoarece NU confirmă faptul plății fondurilor către o altă persoană, iar utilizarea lui nu modifică în niciun fel situația financiară a părților.

De fapt, acesta este un document tehnic, a cărui utilizare este în majoritatea cazurilor o inițiativă voluntară a contabilului.

Se recomandă utilizarea acestuia în următoarele situații:

• în cazul plății parțiale pentru bunuri/servicii în procesul de implementare a contractelor de achiziție;
• cooperarea pe termen lung cu prezența livrărilor regulate de bunuri sau servicii;
• încheierea mai multor acorduri cu un partener sau întocmirea de acorduri suplimentare la acordurile existente;
• furnizarea de către furnizor a unei plăți amânate;
• transferul de către cumpărător a unei sume mari de plată anticipată (plată în avans) în condițiile livrărilor regulate;
• costul ridicat al bunurilor sau serviciilor.

Datele reflectate în actul decontărilor reciproce de către entitatea-vânzător urmează să coincide cu informația contragentului.
Dacă se constată discrepanțe în acreditări, discrepanțe sunt înregistrate în partea finală a documentului.
Actul de verificare a decontărilor reciproce indică recunoașterea datoriei de către contraparte.

Întreținerea centrată pe fiabilitate (ing. Reliability-centered maintenance, RCM) - este un concept de planificare a întreținerii pentru a se asigura că sistemele continuă să realizeze ceea ce au nevoie utilizatorii lor în contextul lor actual de lucru. Implementarea cu succes a RCM va duce la creșterea eficienței costurilor, a fiabilității, a timpului de funcționare a echipamentelor și la o mai bună înțelegere a nivelului de risc pe care îl gestionează o organizație.

Planul de conturi contabile (ingl. Chart of Accounts, COA) - reprezintă un instrument de organizare financiară, care oferă o listă completă a tuturor conturilor din registrul general al unei companii, divizat în subcategorii.

Este dezvoltat în fiecare țară separat.

Ministerul Finanțelor Republicii Moldova, Ordin Nr. 119, din 06-08-2013, privind aprobarea Planului general de conturi contabile

Planul general de conturi contabile este elaborat în baza Standardelor Naţionale de Contabilitate (SNC) şi a altor acte normative contabile, ţinînd cont de cerinţele de prezentare a informaţiilor în situaţiile financiare şi necesităţile informaţionale ale entităţii.
Planul general de conturi contabile se extinde asupra entităţilor care ţin contabilitatea în partidă dublă, cu excepţia entităţilor care aplică Standardele Internaţionale de Raportare Financiară (IFRS), şi instituţiilor publice.
Planul general de conturi contabile reglementează modul de înregistrare a faptelor economice în conturi care rezultă din prevederile SNC şi altor acte normative contabile. Înregistrarea faptelor economice în conturi se efectuează în funcţie de conţinutul economic al acestora, cu respectarea principiilor, normelor şi politicilor contabile ale entităţii.

Plata în avans (sau prepayment) este orice plată în avans efectuată de cumpărător-client înainte de expedierea bunurilor sau prestarea serviciilor.

Plată în avans este obligatorie pentru livrările în condiții de credit, poate varia de la 10 la 40% din valoarea contractului și este inclusă în decontările finale; Se poate aplica și plata în avans de 100%. În cazul neîndeplinirii obligațiilor, plata în avans este supusă returnării.

Un avans nu trebuie confundat cu un arvună (ru, задаток) (Arvună - vezi Codul Civil al Republicii Moldova din 06-06-2002, Nr. 1107 (cu modificări și completări), atr. 954, 955 și 956).
Diferența constă în faptul că, dacă contractul nu este îndeplinit, partea responsabilă pentru încălcare pierde depozitul (dacă destinatarul depozitului este responsabil, acesta îl returnează în mărime dublă). Această regulă nu se aplică plăților în avans. În plus, spre deosebire de un depozit, un avans este transferat doar ca executare a unei obligații, dar nu ca formă de garanție contractuală.

Credit intermediar (ing. Bridge credit) este o opțiune de finanțare intermediară utilizată de companii pentru a-și consolida poziția pe termen scurt până când se poate aranja opțiunea de finanțare pe termen lung.
Împrumut punte utilizat până când o companie își asigură o finanțare permanentă sau plătește o obligație existentă.

Creditul comercial (ingl. Trade credit) este un acord business-to-business (B2B) în care un client poate cumpăra bunuri fără să plătească numerar în avans și să plătească furnizorului la o dată programată ulterioară. De obicei, afacerile care operează cu credite comerciale vor acorda cumpărătorilor 30, 60 sau 90 de zile pentru a plăti, tranzacția fiind înregistrată printr-o cont de plată.
Creditul comercial poate fi considerat un tip de finanțare de 0%, care mărește activele unei companii în același timp amânând plata pentru o anumită valoare a bunurilor sau serviciilor pentru o anumită perioadă în viitor și care nu necesită plata unei dobânzi în raport cu perioada de rambursare.

Principalele concluzii:

• Creditul comercial este un tip de finanțare comercială în care unui client i se permite să achiziționeze bunuri sau servicii și să plătească furnizorului la o dată programată ulterioară.
• Creditul comercial poate fi o modalitate bună pentru companii de a elibera fluxul de numerar și de a finanța creșterea pe termen scurt.
• Creditul comercial poate crea complexitate pentru contabilitatea financiară în funcție de metoda contabilă utilizată.

Nota de credit (ing. Credit Note, Credit Memo) este un mesaj scris trimis de un vânzător unui cumpărător în care vânzătorul îl anunță pe cumpărător că suma datorată de cumpărător vânzătorului este redusă cu suma specificată în nota de credit.
Nota de credit este utilizată în situațiile în care vânzătorul reduce costul bunurilor vândute (lucrări, servicii).
Deci, o notă de credit poate fi utilizată în cazul: 1) vânzătorul oferă o reducere pentru volumul bunurilor achiziționate 2) erori în conturile de plata emise anterior 3) cumpărătorul dezvăluie defecte ale mărfurilor dacă părțile au convenit să reducă costul, etc

Termenul „Notă de credit” nu este menționat în actele normative ale Republicii Moldova, dar acest document este folosit, în primul rând, în practica internațională și în contractele internaționale. De obicei, posibilitatea și condițiile emiterii unei Note de Credit sunt specificate în mod expres în contract.
Contabilitatea și impozitarea operațiunilor cu nota de credit depinde de esența operațiunii. Deci, dacă o reducere este reflectată în nota de credit, atunci reducerea ar trebui să fie reflectată în contabilitate. Dacă nota de credit reflectă o scădere a valorii mărfurilor, atunci operațiunile de ajustare a costurilor sunt reflectate și în contabilitate (în acest caz, de exemplu, se emite o cont de plată de ajustare).

Nota de debit (ing. Debit Note, Debit Memo) este un mesaj scris trimis de un vânzător unui cumpărător în care vânzătorul îl anunță pe cumpărător că suma datorată de cumpărător vânzătorului este majorată cu suma specificată în nota de debit.
Unele companii urmează practica de a emite note de debit clienților atunci când le vând bunuri sau le oferă servicii înainte de a fi plătiți, pentru a stabili suma datorată acestora și momentul plății acestora.

Termenul „Notă de debit” nu este menționat în actele normative ale Republicii Moldova, dar acest document poate fi folosit, în primul rând, în practica internațională și în contractele internaționale. De obicei, posibilitatea și condițiile emiterii unei note de debit sunt indicate direct în contract.